În calitate de proprietar de afaceri mici, cunoașteți importanța facturării și a scrisorilor de colectare. Nu numai că vă ajută să țineți evidența vânzărilor și a conturilor de încasat, dar pot fi și un instrument eficient pentru colectarea banilor care vi se datorează. Dacă sunteți în căutarea unor idei noi care să vă ajute să scrieți scrisori de colectare eficiente, consultați cele cinci exemple de scrisori de colectare din acest articol. Fiecare este conceput pentru a vă ajuta să fiți plătit la timp, de fiecare dată. Să ne scufundăm!
Ce este o scrisoare de colectare?
O scrisoare de reclamație este o scrisoare trimisă de către un creditor sau o agenție de colectare unui debitor, de obicei după ce debitorul nu plătește un împrumut sau o altă datorie. Scopul scrisorii este de a reaminti debitorului datoria restante și de a încuraja plata.
Cum se scrie scrisori de colectare a datoriilor
Agențiile de colectare și creditorii folosesc adesea șabloane standard de scrisori de colectare. Deși aceste șabloane pot fi utile, este important să înțelegeți că fiecare situație de datorie este unică. Prin urmare, va trebui să vă adaptați scrisorile de solicitare pentru a se potrivi circumstanțelor dvs. specifice datoriei.
Iată pașii care vă vor ajuta să scrieți scrisori de colectare eficiente:
Pasul 1: Treci la obiect
Când scrieți o scrisoare de colectare, este important să ajungeți la subiect. Fii clar ce vrei și de ce scrii. Nu este nevoie să-ți dai peste tufiș sau să-ți învelești mesajul.
Pasul 2: Folosește un ton politicos și profesional
Deși este important să fii direct, ar trebui să folosești și un ton politicos și profesional. La urma urmei, încerci să încasezi o datorie, nu să-ți faci un inamic.
Pasul 3: Păstrați-l scurt și dulce
Scrisoarea ta de colectare ar trebui să fie scurtă și dulce. Nu este nevoie să scrii un roman. Doar spuneți faptele și ajungeți la subiect.
Pasul 4: Ușurează plata
Asigurați-vă că includeți instrucțiuni clare despre modul în care debitorul poate efectua o plată. Includeți informațiile dvs. de contact și orice alte detalii relevante.
Pasul 5: Urmăriți
Dacă nu primiți plata după ce ați trimis scrisoarea de solicitare, nu vă fie teamă să urmăriți. Poate fi nevoie de un apel telefonic, de o vizită personală sau de o scrisoare de urmărire pentru a pune mingea în mișcare.
Exemplu de scrisoare de colecție
Să presupunem că sunteți proprietarul unei mici afaceri și tocmai ați trimis facturile pentru luna respectivă. Trec câteva zile și nu primești plată de la unul dintre clienții tăi. Îi suni, dar nu există niciun răspuns. Ce faci mai târziu? Trimiteți o scrisoare de reamintire, desigur!
Iată primul șablon de scrisoare de colecție pe care îl puteți folosi:
Dragă __________,
Vă scriu pentru a vă reaminte că plata soldului restant de ______ dolari este restante. Vă sfătuiesc insistent să plătiți cât mai curând posibil pentru a evita costuri suplimentare sau penalități.
Dacă aveți întrebări, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați la ___________.
Vă mulțumim pentru atenția acordată acestei probleme.
Cu sinceritate,
Numele dumneavoastră
Exemple de cele mai eficiente scrisori de solicitare
Utilizarea unui șablon de scrisoare de colecție ca cel de mai sus este un început bun, dar va trebui să faceți mai mult pentru a obține rezultate. Să ne uităm la cel de-al doilea exemplu de scrisoare de solicitare pe care îl puteți folosi pentru a vă ajuta să primiți banii care vă sunt datorați.
Al doilea șablon de scrisoare de avertizare
Prima scrisoare poate fi eficientă, dar poate fi necesar să adoptați o abordare mai directă pentru a obține rezultate. Acest al doilea șablon de scrisoare de colecție este conceput pentru a face exact asta.
Dragă __________,
Ne pare rău să vă informăm că nu ați reușit să efectuați o plată pentru soldul datoriei dvs. de __________ dolari. Vă rugăm să luați măsuri imediate pentru a corecta această situație. Neglijarea în continuare a plății datoriilor poate duce la multe sancțiuni legale, inclusiv poprirea salariului, procese și confiscarea bunurilor.
Dacă aveți întrebări, vă rugăm să nu ezitați să contactați biroul nostru.
Cu sinceritate,
Numele dumneavoastră
Al treilea șablon de scrisoare de colecție
Să ne uităm la al treilea șablon de scrisoare de colecție care poate fi folosit ca ultimă soluție. Această scrisoare ar trebui folosită atunci când nu ați reușit să primiți plăți și încercați să faceți un acord de plată cu clientul dvs.
Dragă __________,
Ne pare rău să vă informăm că contul dvs. de la noi rămâne neplătit. Soldul dvs. actual este ____________ USD în așteptare.
Până în prezent, nu am primit nicio plată și nu am auzit de la dvs. cu privire la modalitățile de plată. Vă rugăm să luați măsuri imediate pentru a corecta această situație.
Dacă aveți întrebări, vă rugăm să nu ezitați să contactați birourile noastre.
Vă mulțumim pentru atenția acordată acestei probleme.
Cu sinceritate,
Numele dumneavoastră
Al patrulea șablon de scrisoare de colecție
Acest șablon de scrisoare de colectare indică faptul că clientul nu a efectuat nicio plată de ceva timp, dacă nu a făcut-o deloc, și că compania nu a reușit să-i contacteze prin telefon sau prin poștă.
Dragă __________,
Ne pare rău să vă informăm că nu am primit nicio plată de la dumneavoastră de ceva timp și nu am reușit să vă contactam prin telefon sau poștă.
Înțelegem că sunt vremuri dificile pentru toată lumea, dar trebuie să insistăm asupra plății imediate a soldului restant.
Vă rugăm să ne contactați cât mai curând posibil pentru a efectua o plată sau pentru a discuta despre modalitățile de plată.
Multumesc pentru intelegere.
Cu sinceritate,
Numele dumneavoastră
Al cincilea șablon de scrisoare de colecție
Acesta este un șablon de scrisoare de colectare care afirmă că clientul nu a efectuat nicio plată, compania nu a putut să-i contacteze prin telefon sau poștă, este o notificare definitivă și se pot lua măsuri legale.
Dragă __________,
Din păcate, nu am primit nicio plată de la dvs. de câteva luni și încercările noastre de a vă contacta prin telefon sau e-mail nu au avut succes.
Înțelegem că vremurile pot fi dificile, dar trebuie să insistăm să primim imediat soldul restant de $__._.
Aceasta este notificarea dvs. finală și vom fi forțați să luăm măsuri legale dacă plata nu este primită în termen de 7 zile.
Vă mulțumim pentru înțelegere și atenție la această problemă.
Cu sinceritate,
Numele dumneavoastră
Sfaturi pentru scrisori de colecție
O scrisoare de colectare poate fi o modalitate eficientă de a colecta banii care ți se datorează. Dar există câteva lucruri de care ar trebui să ții cont pentru a te asigura că scrisorile tale sunt cât mai eficiente posibil. Iată șase sfaturi despre cum să creezi o scrisoare de colecție:
Utilizați un șablon
Deși nu este necesar să folosiți un șablon, poate fi util să aveți un format general de urmat. Acest lucru vă va asigura că scrisorile dumneavoastră sunt consecvente și profesionale. Un șablon este, de asemenea, un instrument grozav de folosit pentru a-ți face sucul creativ să curgă dacă te chinui să scrii singur scrisoarea.
Includeți toate informațiile relevante
Asigurați-vă că includeți toate informațiile relevante în scrisorile de solicitare, cum ar fi suma datorată, data datoriei și informațiile dvs. de contact. Acest lucru îi va oferi persoanei căreia îi trimiteți scrisoarea toate informațiile de care au nevoie pentru a efectua o plată.
A fi clar
După cum am menționat mai sus, este important să fii clar ce vrei și de ce scrii. Nu este nevoie să o ocoliți. Treci la obiect și spune-i clar că te aștepți să fii plătit.
Fii politicos și înțelegător
Nimănui nu-i place să fie îndatorat. Deci, este important să fii politicos, înțelegător și simpatic cu situația clientului tău. Mai ales în vremuri ca acum, când mulți oameni se luptă financiar din cauza inflației, prețurilor mari la gaze și a altor factori economici.
Fii flexibil
Amintiți-vă, fiecare situație de datorie este unică. Prin urmare, fiți flexibil în abordarea dvs. și adaptați scrisorile de colectare pentru a se potrivi circumstanțelor specifice. Nu există două litere exact la fel.
Urmați legea
Nu în ultimul rând, asigurați-vă că respectați toate legile de stat și federale atunci când trimiteți scrisori de solicitare. Aceasta include Legea privind practicile echitabile de colectare a datoriilor (FDCPA), care reglementează acțiunile recuperatorilor de datorii.
Ce spune o scrisoare de reamintire?
Atunci când o datorie rămâne neachitată, creditorul poate lua măsuri legale pentru a recupera banii datorați. Într-o scrisoare de solicitare, creditorul amenință de obicei că va lua o astfel de acțiune dacă datoria nu este plătită. Această scrisoare poate fi o tactică de sperietură pentru a-l determina pe debitor să plătească sau poate fi primul pas în luarea unei acțiuni în justiție.
Ce este un șablon de scrisoare de colectare?
Un șablon de scrisoare de colectare este un model de scrisoare utilizat de recuperatorii de datorii pentru a solicita plata unei datorii. Scrisoarea include de obicei suma datoriei, data până la care trebuie plătită și informații de contact pentru recuperatorul de datorii. Când utilizați un șablon, asigurați-vă că vă diligent și înțelegeți legile de colectare a statului dvs.
Cum personalizez un șablon de scrisoare de colecție?
Puteți personaliza un șablon de scrisoare de colectare adăugând informații despre companie și personalizând scrisoarea pentru a se potrivi situației individuale a clientului. De exemplu, dacă clientul a fost un bun plătitor în trecut, dar a ratat o plată recent, este posibil să doriți să includeți un memento prietenos că plata este scadentă în curând.
Imagine: Envato Elements
Sursa: worldnewsera.com
